Todo lo que necesitas saber sobre la instalación, tus datos, Verifactu, el certificado digital y el trabajo diario con Gestión WIN. Si no encuentras tu respuesta, escríbenos y te la damos.
Desde la Microsoft Store, como cualquier otra aplicación de Windows: pulsas «Instalar» y en un minuto lo tienes en el menú Inicio. No hay que descargar instaladores ni ser administrador del equipo, y las actualizaciones llegan solas.
La primera vez que lo abres, un asistente te pide tu correo para registrar el programa y te pregunta cómo lo vas a usar: en un solo ordenador o en varios ordenadores de la oficina. Si prefieres que lo instale tu técnico informático, el asistente tiene un camino específico para él.
No. Si trabajas en un solo ordenador, Gestión WIN guarda los datos en SQLite, una base de datos que va dentro del propio programa: no hay que instalar ni configurar nada más.
Solo si vais a trabajar varios ordenadores a la vez sobre los mismos datos hace falta un servidor de base de datos en el ordenador que los guarda. Puede ser PostgreSQL, que es gratuito y el asistente te ayuda a instalar, o un SQL Server que ya tengas en la empresa.
En tu ordenador, en la carpeta C:\GestionWIN: ahí están las bases de datos de tus empresas, los documentos adjuntos y las copias de seguridad. Nada de esto se sube a la nube. Lo único que sale de tu equipo son los registros Verifactu, que van a la Agencia Tributaria, y el correo con el que registraste el programa.
Si trabajáis en red, los datos están en el ordenador que hace de servidor, y los demás puestos se conectan a él dentro de la oficina.
En Configuración → Copia de seguridad. Puedes programar copias automáticas y, con el botón «Guardar como zip», crear un único fichero con todas tus empresas y sus justificantes para guardarlo en un disco externo o un pen drive. Con «Importar copia» lo recuperas en el mismo ordenador o en otro nuevo.
Como los datos están en tu ordenador y no en la nube, la copia de seguridad es tu responsabilidad: el programa te lo recuerda cada vez que lo abres en el ordenador que guarda los datos.
Sí, con el módulo Multiusuario. Un ordenador guarda los datos, con PostgreSQL (gratuito) o SQL Server, y los demás se conectan a él por la red local. El asistente de instalación te guía en el ordenador servidor y, en los demás puestos, basta con elegir «Ya está instalado en otro ordenador» y detectarlo en la red.
Si empezaste en un solo ordenador y más adelante necesitas varios, no hay que empezar de cero: en Configuración → Pasar a multiusuario el programa lleva tus datos al servidor.
Sí. Al instalarse desde la Microsoft Store, Windows descarga e instala cada versión nueva de forma automática, incluidas las adaptaciones a cambios de Verifactu. Si trabajáis en red, conviene actualizar todos los puestos, cosa que la Store hace por sí sola en cada ordenador.
Verifactu es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para luchar contra el fraude fiscal, regulado por el Real Decreto 1007/2023. Obliga a que los programas de facturación generen, por cada factura emitida, un registro con una huella digital (hash) encadenada al registro anterior, y a que ese registro se envíe a la AEAT en el mismo momento de la emisión.
El encadenamiento hace que las facturas no puedan borrarse ni alterarse sin dejar rastro: si alguien manipulara una, la cadena dejaría de cuadrar y la manipulación sería detectable. Para ti, como usuario, todo esto es transparente: emites la factura con normalidad y Gestión WIN se encarga del registro, el encadenado y el envío de forma automática.
Afecta a todas las empresas y autónomos de España que emitan facturas o facturas simplificadas con un programa informático, salvo excepciones concretas como los contribuyentes ya acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII).
Las fechas límite fijadas por la normativa (Real Decreto-ley 15/2025) son:
No conviene esperar al último día: empezar antes te permite comprobar con calma que todo tu proceso de facturación funciona correctamente. Con Gestión WIN no tienes que hacer ninguna adaptación: el programa ya nace cumpliendo la normativa.
No. Gestión WIN es un programa solo Verifactu: todas las facturas que emites se registran y se envían automáticamente a la Agencia Tributaria, y esta funcionalidad no se puede desactivar. No existe una modalidad «sin Verifactu».
Esto es una garantía, no una limitación: significa que cualquier factura emitida con Gestión WIN cumple la normativa desde el primer día, sin configuraciones opcionales que puedan dejarte fuera de la ley por descuido. Si tu actividad no está obligada a Verifactu o prefieres no enviar tus facturas a la AEAT, Gestión WIN no se adapta a tu caso.
Además de instalar el programa, necesitas dos cosas:
Sin certificado digital el programa funciona igualmente —puedes crear clientes, artículos, presupuestos, llevar la contabilidad…— pero no podrás emitir facturas. Si tienes varios certificados (de empleados, directivos, apoderados…), consulta con tu asesor fiscal cuál es el correcto para el envío a Verifactu.
No. Solo se registran y envían las facturas emitidas desde Gestión WIN a partir del momento en que empiezas a trabajar con él. Las facturas anteriores, hechas con otro programa o a mano, no se envían ni hay que introducirlas de nuevo, salvo que la propia AEAT te lo requiera expresamente.
Si ya venías declarando por Verifactu con otro programa, Gestión WIN contempla ese caso: al configurar la empresa puedes indicar los datos de tu última factura declarada para que la cadena de registros continúe correctamente, sin huecos ni duplicados.
En el momento en que emites una factura, esta queda sellada: sus datos fiscales (cliente, importes, fecha, número, serie…) ya no pueden cambiarse ni la factura puede borrarse. Así lo exige la normativa, y Gestión WIN lo garantiza protegiendo la factura incluso a nivel de base de datos.
Si después detectas un error, el camino correcto no es «editar» la factura, sino emitir una factura rectificativa o, en casos muy concretos, una anulación (te explicamos la diferencia más abajo). De este modo queda constancia de todo el historial, que es exactamente lo que la Agencia Tributaria quiere poder comprobar.
Usa los documentos previos del ciclo comercial: presupuestos, pedidos y albaranes. Contienen exactamente la misma información que una factura (líneas, descuentos, tarifas, cálculo de totales, IVA…), pero no se envían a la AEAT, así que puedes crearlos, modificarlos y revisarlos tantas veces como quieras.
Cuando todo esté correcto, conviertes el documento en factura con un clic —sin reescribir nada— y es en ese momento cuando se genera el registro Verifactu y se envía. La diferencia entre ellos: el presupuesto no afecta al stock ni a la deuda del cliente; el albarán sí mueve stock. Elige el que encaje con tu forma de trabajar.
Es el código QR oficial de Verifactu, obligatorio en todas las facturas. Contiene los datos identificativos del registro (emisor, número, fecha e importe) y un enlace a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Quien recibe tu factura puede escanearlo y comprobar en la web de la AEAT que la factura está efectivamente declarada. Para tus clientes es una garantía de autenticidad; para ti, la prueba de que tu facturación cumple la normativa. Gestión WIN lo genera e imprime automáticamente, sin que tengas que configurar nada.
Verifactu exige que las facturas sin IVA (o con varios tipos de IVA donde alguno es 0%) indiquen por qué no llevan impuesto: el motivo de exención (por ejemplo, exportaciones, operaciones intracomunitarias, formación o sanidad exentas…) y la clave de régimen que corresponda. Si ese dato falta o es incorrecto, la AEAT rechaza la factura.
Gestión WIN incluye el catálogo completo de motivos de exención con su mención legal, y te permite indicarlo por línea de factura. Si no tienes claro qué exención aplica a tu actividad, esa es una pregunta para tu gestor o asesor fiscal: el programa aplica lo que le indiques, pero la calificación fiscal de tus operaciones corresponde a un profesional.
La regla práctica es sencilla:
Dentro de las rectificativas, Gestión WIN te ofrece las dos variantes que contempla la normativa: por sustitución (la nueva factura reemplaza íntegramente a la anterior) o por diferencias (la nueva factura recoge solo la corrección, en positivo o negativo). El programa te guía en ambos casos y enlaza automáticamente la rectificativa con la factura original, como exige la AEAT.
Y recuerda: mientras la factura está en pantalla y todavía no la has emitido, puedes corregir lo que quieras con total libertad. Todo esto solo aplica a facturas ya emitidas.
A veces la Agencia Tributaria devuelve un registro con errores: un NIF que no coincide con el censo, una clasificación de IVA incompleta… Cuando ocurre, Gestión WIN te muestra el estado del envío y el motivo exacto del rechazo en la propia factura.
La solución habitual es la subsanación: corriges el dato señalado y el programa vuelve a enviar el registro. Puedes subsanar tantas veces como haga falta hasta que la AEAT lo acepte. Es importante saber que un rechazo no invalida la factura: la factura existe y es válida; lo que se corrige es su registro informativo ante la AEAT.
Solo en casos extremos —por ejemplo, si el error es un dato fiscal de fondo que no admite subsanación— el camino correcto es emitir una factura rectificativa.
Con cuidado. La normativa no permite que exista ninguna factura emitida que no se comunique a la AEAT: no hay un «modo ensayo» en el que las facturas se queden fuera del sistema. Por eso, la forma recomendada de practicar es usar presupuestos, que se comportan igual que una factura (líneas, totales, impresión) pero no se envían.
Si aun así has emitido facturas de prueba reales —al probar el programa, configurar el formato de impresión o en una formación—, Gestión WIN incluye una opción específica para anularlas: las marca como anuladas y comunica automáticamente esa anulación a la AEAT, dejando tu facturación limpia y en regla.
Eso sí: la anulación debe ser algo excepcional. Un uso habitual de anulaciones podría interpretarse por la AEAT como un uso irregular del programa de facturación.